Сообщений в теме: 5

[АНТ]

За прошедший месяц господа полиционеры умудрились потерять два подлинника экспертиз. Пришлось выдавать по письменным запросам дубликаты.

Возникло несколько вопросов:
1. Слово "Дубликат" должно быть напечатано на каждом листе заключения или достаточно на титульном?
2. Дубликат должен быть подписан как и подлинник экспертом и лаборантом или достаточно написать слово "подпись" на месте соответствующих подписей?
3. В конце документа была сделана запись, что дубликат отпечатан такого-то числа в одном экземпляре по запросу следователя Пупкина №... от такого-то числа. Там же поставлены печать и подпись. Может быть нужно писать по-другому?

А как все же правильно оформить дубликат?

Попытался найти что-нибудь по делопроизводству и нашел только это:

Цитата

Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».

Сообщение отредактировал АНТ: 29 Август 2011 - 08:40

[for-for]

У нас нет подлинника и дубликата.
Мы обязаны любое заключение оформлять двумя равнозначными экземплярами (оригиналы подписей и печатей). Один экземпляр выдается заказчику, второй отправляется в архив. Правильно было бы их так и обозначать - экземпляр №1 и №2.
В случае утери экземпляра №1, с экземпляра №2 можно изготовить заверенную копию.

[АНТ]

У нас также на титульном листе указывается, что Заключение эксперта отпечатано в 2-х экземплярах. Не силен в закорючках делопроизводства, но, видимо, заверенная копия в отличие от дубликата не имеет юридической силы. Почему-то именно дубликат, а не заверенная копия, выдается при утере диплома, трудовой книжки, др. документов (это по своему горькому опыту знаю).

Сообщение отредактировал АНТ: 29 Август 2011 - 18:19

[Valerich]

Если речь именно о "Заключении...", то мы никаких дубликатов, копий и т.п. не выдаём. У следователя есть очень простой и совершенно законный способ восполнить утраченный документ - осмотр в порядке ст. 177 УПК РФ.

Следователь выносит постановление, приглашает понятых, обозревает архив в целом, папку, конкретный документ, изготавливает его светокопию, оформляет протокол, приобщает к материалам уголовного дела. Всё.

В случаях утраты Актов, которые наши местные правоохранители умудрялись раньше терять без преувеличения десятками, проведение осмотра невозможно (нет уголовного дела). Раньше мы делали в таких случаях обычные светокопии и заверяли подписью и печатью. Когда же таких запросов стало через чур много, мы пошли другим путём...

На запрос о выдаче копии тупо отвечали кому и когда был выдан оригинал и рекомендовали обратиться к нему. На удивленные телефонные звонки отвечали, что предлагаем сначала предпринять меры к розыску оригинала, а в случае утери провести проверку и наказать виновных. Потом, указав в запросе, что оригинал утерян, предпринятые к его розыску меры не увенчались успехом, ещё раз направить запрос нам. Мы в ответ предоставляли возможность самостоятельного снятия копии с нашего архивного экземпляра Акта своим копировальным аппаратом и на своей бумаге.

Буквально через несколько месяцев поток таких запросов иссяк. Я уж и не помню, когда последний раз что-то запрашивали.

[Kirillych]

Уважаемый Valerich!

Прекрасное решение, прагматичное, выдержанное в правовом отношении , полностью оправдавшее себя.
Активность правоохранителей по дубликатам восходит в пик, когда прокуратура или новый милицейский начальник начинают "шерстить" отказные материалы, в которых и конь не валялся. Рвения хватает ненадолго, особенно, если не бежать им навстречу.
Экспертам надо с Вашим постом в руках добиваться от начальников, если они не заигрывают перед каждым околоточным надзирателем, полной поддержки такого алгоритма.
Позволял себе иногда хулиганить:
1. в устной форме
- "Мы потеряли"
- "Как?!"
- "Но Вы же потеряли?"
- "Да!"
- "А почему же мы не можем потерять? У нас своих разгильдяев хватает".
2. в письменной форме:
"Выдать дубликат в настоящее время не представляется возможным, так как архивариус, имеющая доступ к архивным документам в отпуске (на больничном, в декрете и т.д.), должность архивариуса вакантна в связи с низкой зарплатой и т.д."

Сообщение отредактировал Kirillych: 30 Август 2011 - 06:13

[for-for]

АНТ (29.8.2011, 22:18) писал:

У нас также на титульном листе указывается, что Заключение эксперта отпечатано в 2-х экземплярах...Почему-то именно дубликат, а не заверенная копия, выдается при утере диплома, трудовой книжки, др. документов (это по своему горькому опыту знаю).

На титульном листе предусмотрено указание количества листов в заключении, а количество экземпляров указано в нормативных документах, поэтому мы обязаны их делать 2.

Дипломы, трудовые книжки и пр. изготавливаются в одном экземпляре, поэтому копию сделать не с чего. А у нас два оригинальных экземпляра, поэтому можно сделать копию. А вариант valericha с протоколом осмотра идеален во всех отношениях.